Å planlegge en messe kan være omfattende og uoversiktlig. Ulike frister, tilvalg og møbelpakker tar tid å sette seg inn i. Layout og design må passe målene for messedeltakelsen, og standen må invitere til gode samtaler med kundene. La oss gjøre det enklere sammen.
Her er noen praktiske råd for B2B-bedrifter som vil planlegge godt, bli lagt merke til og følge opp kontaktene etterpå.
Hvordan skal standen brukes for å få mest mulig ut av messedeltakelsen? En god messeopplevelse starter med å vite hvem dere vil møte, og hva dere ønsker å få ut av møtene. Da blir det lettere å prioritere budskap, stand og materiell.
Avklar mål, målgruppe og budsjett før dere begynner å bestille. Skal dere møte nye kunder, pleie eksisterende samarbeid eller presentere et nytt produkt? Målet for messedeltakelsen bør påvirke både layout og design og hvordan dere bruker og bemanner plassen.
Et tydelig budskap og gjennomarbeidet design hjelper dere å vise hvem dere er, og hva dere tilbyr. Standens størrelse, plassering og åpne sider påvirker hvor budskap, skjermer og grafikk bør plasseres. Ha derfor plantegning, tekniske spesifikasjoner og arrangørens frister tilgjengelig tidlig i arbeidet.
Avklar også budsjett og hva dere har fra før. Kanskje kan eksisterende standelementer, bilder eller filmer brukes videre med noen tilpasninger. Da kan design og produksjon planlegges ut fra rammene deres.
De som passerer standen bør raskt forstå hva dere tilbyr, og hvorfor det er relevant for dem. Velg derfor ett hovedbudskap som får god plass.
Ta utgangspunkt i det dere ønsker å snakke med kundene om. Skal dere vise en ny løsning, forklare et bruksområde eller synliggjøre kompetanse innen en bestemt bransje? Et konkret budskap gir den besøkende en grunn til å stoppe.
Fordel informasjonen etter hvordan den skal brukes:
Unngå å overlesse standen med informasjon som overvelder blikket. La noen spørsmål besvares i den gode samtalen, eller i salgsmateriellet.
En messestand bør invitere besøkende inn, vise raskt hvem dere er og hva dere leverer, og skape gode rammer for å starte en samtale. Planlegg derfor plassen ut fra aktivitetene som skal foregå der.
En produktdemonstrasjon trenger plass og god sikt. Et avtalt kundemøte kan kreve et roligere område. Har dere mye utstyr eller materiell, bør dere også sette av plass til oppbevaring.
La den visuelle identiteten gå igjen i farger, typografi, bilder og grafikk. Vurder samtidig hva dere kan bruke på nytt ved neste messe. Utskiftbar grafikk og elementer som kan tilpasses ulike standstørrelser, gir flere bruksmuligheter.
En 3D-visualisering viser hvordan standen er tenkt å se ut, og gjør det lettere å vurdere størrelser og plassering før den bygges.
Er hovedbudskapet synlig fra gangen? Skjuler møblene viktig grafikk? Står skjermen der folk faktisk kan se den? Er det plass til både besøkende og ansatte? Bruk visualiseringen til å gå gjennom slike spørsmål sammen med dem som skal bemanne og bygge standen.
Da får dere et bedre grunnlag for å diskutere endringer før produksjonen starter. Mål, materialer og tekniske behov må fortsatt avklares med standbyggeren.
En film på en messestand bør kunne forstås raskt selv når folk kommer og går, og ikke hører lyd.
Velg korte sekvenser, tydelige bilder og tekst som kan leses på avstand. Vis gjerne produkter i bruk, et konkret bruksområde eller en prosess som er vanskelig å forklare med et stillbilde.
En film på en messestand bør kunne forstås raskt, også av dem som kommer inn midt i filmen eller ikke hører lyden. Korte sekvenser, tydelige bilder og lesbar tekst gjør innholdet lettere å få med seg.
Har dere en film fra før, bør dere vurdere om den trenger et eget messeklipp. En lang innledning, små tekstfelt eller mye voiceover kan gjøre den mindre egnet på standen. Innhold og tekststørrelse må tilpasses avstanden publikum skal se den fra.
Skjermformat og plassering bør avklares tidlig. En film til en stående skjerm trenger et annet oppsett enn en film til en bred skjerm. Sjekk skjermformatet før filmen ferdigstilles, og test avspillingen på utstyret dere skal bruke.
Velg materiell ut fra hva dere skal presentere, og hvilken informasjon kunden trenger å ta med seg videre. Det kan være produktark med tekniske opplysninger, en brosjyre med relevante prosjekter eller en kort presentasjon til kundemøter.
God struktur gjør det lettere å finne frem. Tydelige overskrifter, relevante bilder og oversiktlige spesifikasjoner hjelper leseren å forstå innholdet og dele det med kolleger etter messen. Format, papirkvalitet og opplag bør velges ut fra hvordan materiellet skal brukes, og hvor lenge innholdet vil være aktuelt.
En QR-kode kan lede til mer informasjon, en film eller dokumentasjon. Fortell hva den gir tilgang til, og sørg for at siden fungerer godt på mobil.
En messe kan være en god anledning til å oppdatere salgspresentasjonen. Se gjennom både innhold og design, og vurder hva dere trenger i en kort samtale på standen.
Lag gjerne en kort introduksjon med egne deler for produkter, tjenester eller prosjekter. Da blir det enklere å hente frem det som er relevant i møtet. Bilder, illustrasjoner og enkle animasjoner kan bidra til å forklare teknisk innhold.
Fortell kunder og aktuelle kontakter at dere skal delta, og gi dem en konkret grunn til å møte dere. Det kan være en demonstrasjon, en produktnyhet eller muligheten til å diskutere en utfordring med en fagperson.
Oppgi messe, dato, hall og standnummer. Ved å lage en personlig invitasjon kan dere foreslå et tidspunkt og si hvem de får møte. Her kan dere få mer ut av en 3D-visualisering av stand til å bruke i invitasjonene.
Bruk nettsiden og relevante kanaler til å gjøre deltakelsen kjent. Tilpass budskapet til dem dere ønsker å nå, og avtal gjerne noen møter før messen åpner. Enkle innlegg for sosiale mediekanaler kan ha stor effekt.
Gjør en avtale om fotografering av standen og aktiviteten på messen. Inviter fotografen til spesifikke event dere vil forevige.
Fotografering av ekte mennesker på standen i ekte samtaler er gull verdt for kanalene deres. Da har dere materiell for annonser, presentasjoner, nettsiden, innlegg og mer.
De ansatte bør kjenne hovedbudskapet, målene for deltakelsen og materialet de skal bruke. Avtal hvem som tar imot besøkende, hvem som holder demonstrasjoner, og hvem som kan svare på faglige spørsmål.
Bli også enige om hvordan dere noterer det som kommer frem i samtalene. Avslutt gjerne samtalen med en konkret avtale. Da vet begge parter hva de kan forvente etter messen.
Følg opp hver kontakt med utgangspunkt i samtalen dere hadde, og det dere avtalte. Send produktarket dere lovet, svar på spørsmålet som sto igjen, eller foreslå tidspunkt for møtet dere diskuterte.
I Fantastiske Osberget hjelper vi med standdesign, 3D-visualisering, messefilm, presentasjoner, trykksaker og invitasjoner. Vi kan samarbeide med standbyggeren deres eller koordinere design og produksjon med våre samarbeidspartnere.
Fortell oss hvilken messe dere skal på, hvem dere vil møte, og hva dere ønsker å oppnå. Så finner vi sammen ut hva dere trenger.